نبحث عن سكرتير الرياض للعمل في السكرتارية والمساندة الإدارية

المهام الوظيفية والواجبات:-

اولا - متابعة البريد والمراسلات الخارجية

ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية :

. يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف

. يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة

. يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال

. يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص

. يجري الاتصالات المطلوبة للمدير

. يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير

ثالثا - اعداد المراسلات :

. يحرر المادة المكتوبة

. يطبع المادة المحررة

. يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة

. يصور الاوراق والمستندات المطلوبة

. يصمم النماذج المطلوبة للعمل

رابعا - تنظيم الاجتماعات :

. يحجز قاعة الاجتماعات

. يوجه الدعوة للمشاركين

. يجهز قاعة الاجتماع

. يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع

. يدون الملاحظات في الاجتماع

. يعد محضر الاجتماع

. يوزع محضر الاجتماع.

خامسا - تنظيم مواعد المدير المباشر :

. يسجل بيانات الزوار

. يعرض الاجندة على المدير

. يجهز البيانات المطلوبة

سادسا - استقبال زوار المدير المباشر:

. يستقبل الزوار

. يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة

سابعا - ترتيب السفريات:

. يجمع البيانات المتعلقة بالسفر

. يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها

. يجهز ملف السفر

ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة:

. يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات

. يصنف المحفوظات

. يرمز المحفوظات

. يفهرس المحفوظات

. يحفظ المحفوظات

. يحضر الملفات عند الطلب

تاسعا - متابعة اعمال الادارة:

. يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة

. يطلع على ملف المتابعة يوميا

. يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع

. يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه

عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:

. يؤمن المواد والمستلزمات

. يعد بلاغات الصيانة والاعطال

. يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة.

. يستلم المواد والمستلزمات للادارة

. يحضر المصروفات النثرية للادارة

حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي MS Office

. يعالج البيانات والنصوص باستخدام برامج الأوفيس

. يصمم عرض الشرائح باستخدام برامج الأوفيس

. ينشى الجداول باستخدام برامج الأوفيس
لغة انجليزية جيدة
إلتزام بالوقت
الإهتمام بالمظهر
تحمل ضغوط العمل
التفاعل مع فريق العمل
النشاط والفاعلية
خريج جديد (بدون خبرة)