توظيف فوري سكرتيرة تنفيذية للعمل في السكرتارية والمساندة الإدارية الرياض

ملخص الوظيفة:

- القيام بالاعمال الروتينية من استقبال الزائرين وتحديد المواعيد واستقبال الاتصالات الواردة وحفظ الملفات والسجلات والحفاظ على وقت المدير

مهام الوظيفة:

- استقبال الزائرين والمراجعين الذين يقدمون لمقابلة المدير وتحديد المواعيد

- القيام بحفظ الرسائل والمستندات في ملفاتها المناسبة, وكذلك حفظ وترتيب الملفات بطريقة منظمة يسهل الرجوع اليها عند طلبها أو الحاجة اليها

- الرد على الاتصالات الهاتفية الواردة للشركة, وتحويلها للاشخاص المعنين وتوثيقها

- تسليم البريد اليومي الوارد وتسجيله وفرزه وتوزيعه على الاقسام المختلفة وكذلك العناية بالبريد الصادر من المؤسسة وتوثيقه

- التحضير للاجتماعات, وكتابة محاضر الاجتماعات

- دراسة ما يطلبه المدير من موضوعات مع تقديم التقرير الكامل بخصوصها

- الاطلاع على الصحف اليومية وعرض المعلومات العامة وذات العلاقة باعمال الشركة على المدير

- طباعة الكتب والمراسلات والتقارير التي تطلب منها من قبل رؤساء الاقسام بعد أخذ موافقة المدير عليها

- القيام بعمليات المسح الضوئي (النسخ والتصوير) إذا ما طلب منها ذلك

- القيام بواجب الضيافة من منتوجات الشركة

مسئوليات أخرى:

- مساعدة دائرة الموارد البشرية في تجهيز ملفات الموظفين

- مساعدة دائرة المبيعات في استلام طلبيات الوكلاء عبر الهاتف

- أي أعمل أخرى تطلب منها تتعلق بمجال عملها واختصاصها
متقنة لكتابة الخطابات والتقارير
معرفة تامة لاستخدام الكمبيوتر واجهزة الطباعة والتصوير
مستوى مبتدئ (خبرة اقل من سنة إلى 3 سنوات)