وظيفة شاغرة سكرتير للعمل في الهندسة - المدنية والمعمارية مكة المكرمة

الوصف الوظيفي

- تنفيذ الخطط والتعليمات وتنظيم وإدارة الشئون الخاصة بمكتب مدير قطاع الطرق والجسور في الأعمال الروتينية والتأكد من تطبيق النظام المعتمد

المهام والمسئوليات

• إعداد جدول المواعيد والأعمال الشهرية الخاصة بالمدير

• إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير

• المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة والترتيب

• تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات

• حفظ جميع الملفات الخاصة بالمكتب بشكل يضمن سلامتها وسرعة استدعائها

• استلام وتوجيه البريد والفاكس الوارد باسم المدير وعرضه على المختص وفهرسة هذه المستندات

• استلام وتوجيه وإرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمدير وفهرسة هذه الرسائل

• تسجيل البريد والفاكس الصادر من مكتب المدير وفهرسة الفاكسات الصادرة

• كتابة محاضر جميع الاجتماعات والجلسات

• التحضير للاجتماعات الخاصة بالمدير أو الاجتماعات الدورية وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع

• المساعدة في جميع الأعمال غير المدرجة في هذا التوصيف بناءً على طلب شخصي

• استقبال وإجراء الاتصالات التليفونية الخاصة بمكتب المدير وفهرسة أرقام التليفونات والعناوين

• تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على المدير ومتابعة قرار المدير بشأنها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها

• التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية والكهربائية في حالة صالحة للعمل باستمرار وطلب مسئولي الصيانة من داخل الشركة ومن خارجها ومتابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بالمكتب

• التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية والكتابية

• توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لعقدها المدير وتسجيل ذلك على النماذج الخاصة

• كتابة تقرير أسبوعي لبيان ما تم إنجازه من أعمال وما تم تأجيله مع بيان السبب ورفعه لمدير المكتب
درجة البكالوريوس ويُفضل محاسبة
خبره لا تقل عن 5 سنوات
يجيد اللغة الانجليزية بطلاقة تحدث وقراءة وكتابة
التعامل مع مجموعة برامج (MS Office) باحتراف
خبرة في استخدام البرامج الهندسية (AutoCAD – Primavera)
القدرة على الاتصال الفعال وإدارة اعمال متنوعة في نفس الوقت
التعامل مع الانظمة المتنوعة لإدارة البريد الالكتروني ومنظم المواعيد باحتراف
إقامة قابلة للتحويل
مستوى متوسط (خبرة من 4 إلى 10 سنوات)