وظائف متاحة سكرتير تنفيذي للعمل في السكرتارية والمساندة الإدارية الرياض

المهام والمسؤوليات:

- إستلام البريد اليومي

- إعداد وتصميم النماذج المطلوبة للعمل

- ترميز وتسجيل البريد الوارد

- عرض البريد على مدير الإدارة

- توجيه البريد وفقاً للإختصاص والقسم المختص، مع إرسال بريد إلكتروني لتأكيد الإرسال

- إعداد وتحرير المراسلات الإلكترونية مع تسجيل بيانات البريد ( التاريخ، الوقت، الرقم، الإدارة المختصة، عنوان البريد، موجز للخطابات والمواد المحررة )

- إعداد وتحرير وكتابة الخطابات والمادة المطلوبة

- إرسال الخطابات والرد على الخطابات الواردة

- التنسيق والتعاون مع إدارة شؤون المرضى والإدارة الطبية فيما يخص المرضى ومتطلباتهم في حدود مسؤوليات الإدارة

- صياغة الرد على الشكاوى الواردة من وزارة الصحة بعد إستكمال التحقيقات من قبل إدارة شؤون الموظفين

- أرشفة البريد وفقاً للأهمية في مستندات البريد الإلكتروني

- حفظ معلومات البريد الصادر والوارد

- طباعة الخطابات والمواد المحررة

- حفظ وأرشفة الخطابات والمستندات والمواد الصادرة والواردة بجميع وسائل الإتصال

- إجراء إصدار الخطابات والمواد المحررة

- ترميز وتسجيل البريد الصادر

- الرد على الإتصالات الهاتفية وتدوين طلبات المتصل وحل الأمور المتعلقة بهذه الإتصالات

- إعادة توجيه الإتصالات الهاتفية حسب الطلب

- تخطيط وتنظيم الإجتماعات

- حجز وتجهيز القاعات ودعوة المشاركين للإجتماعات

- إستقبال المشاركين في الإجتماعات

- إعداد محاضر الإجتماعات

- تدوين ملاحظات الإجتماعات

- توزيع أوراق الإجتماعات قبل وبعد الإجتماعات

- تنظيم مواعيد مدير الإدارة

- عرض أجندات وبيانات العمل على مدير الإدارة

- تسجيل بيانات الزوار واللجان

- ترتيب مواعيد الإجتماعات الخارجية

- إبلاغ الجهة المستضيفة عن موعد وصول وفد الإدارة

- إلغاء الإجتماعات حسب الظروف الطارئة

- تجهيز أماكن حفظ المستندات والبيانات

- تصنيف وترميز وفهرسة المحفوظات

- إتلاف الملفات الغير مستخدمة

- تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة

- الإطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي وتحديد الأولويات من بينها

- إتخاذ الإجراءات الملائمة من أجل متابعة الموضوعات

- إعداد الخطابات والنماذج الإدارية المرتبطة بإجراءات موظفي الإدارة

- تنسيق إجازات العاملين بالإدارة

- رفع التقارير المتعلقة بأداء موظفي الإدارة بعد إعتمادها من مدير الإدارة

- تنسيق إجراءات الأعمال الإضافية للعاملين
دبلوم سكرتارية كحد أدنى
إجادة الحاسب الآلي (وورد، آكسل، أكسس، بوربوينت، اوت لوك)
إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة
يفضل وجود خبرة لا تقل عن سنة
المعرفة الجيدة بإدارة المكاتب والإجراءات المحاسبية الأساسية
الإلمام بأساليب البحث الأساسية وتقنيات إعداد التقارير
القدرة على التفاوض والإقناع
إجادة مهارات التواصل مع الشخصيات المختلفة
القدرة على تحمل ضغط العمل
القدرة على إدارة الوقت والقدرة على التنظيم والإعداد
مستوى مبتدئ (خبرة اقل من سنة إلى 3 سنوات)