نحتاج مساعد تنفيذي الرياض للعمل في السكرتارية والمساندة الإدارية

- مطلوب مساعد تنفيذي للعمل لشركة استشارية بمدينة الرياض تقدم خدماتها بمجال الاستشارات الاقتصادية والتسويقية والمالية

الغرض من الوظيفة:

- المتابعة وتقديم الدعم الإداري اللازم للمدير التنفيذي من خلال القيام بمجموعة من المهام التنظيمية (السكرتارية وإدارة المكتب) والتنسيق الفعّال بين جميع الأقسام بحيث يمثّل نقطة ارتباط بين الإدارة التنفيذية وبقية الكيانات الوظيفية في الشركة من جهة والجهات الخارجية من جهة أخرى.

المهام الوظيفية:

1. دراسة الطلبات الواردة إلى مكتب المدير التنفيذي ومعالجتها ضمن حدود الصلاحيات الوظيفية وإعلام المدير التنفيذي بما يلزم

2. إعداد وتنظيم جداول الأعمال للمدير التنفيذي ومتابعتها، والتأكد من تحديث المعلومات بناء على المستجدات اليومية في جدول الأعمال، والمساعدة في جدولة المواعيد والاجتماعات باعتماد الوسائل التقنية اللازمة

3. عمل الجداول الزمنية للمواعيد الداخلية والخارجية والمؤتمرات واللقاءات، بما في ذلك التحضيرات للضيوف والزائرين

4. استقبال المراجعين وزوار المدير التنفيذي وتلبية متطلباتهم وفق التوجيهات

5. المشاركة في التخطيط للفعاليات والاجتماعات الرسمية من أجل تقديم الدعم الإداري و(اللوجستي)

6. تحضير أجندة اجتماعات المدير التنفيذي وتوفير الوثائق والتقارير ومحاضر الاجتماعات السابقة، وكتابة محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات الناتجة مع الجهات ذات العلاقة

7. إعداد المراسلات الصادرة ومتابعة وصولها إلى الجهات المعنية، وتدقيق المراسلات الواردة وترتيبها حسب الأولوية وأرشفتها ضمن السجلات المعدّة لذلك

8. إعداد المذكرات والقرارات الإدارية والتعاميم وضمان تعميمها وتنفيذها من الأقسام المعنية في الشركة

9. إعداد البحوث والتقارير والعروض التقديمية وكل ما يلزم عند الطلب

10. تنسيق ترتيبات السفر للمدير التنفيذي والمدراء في الشركة، بما في ذلك مكان الإقامة والترتيب للتأشيرات، وكذلك مسارات الرحلات ومواعيدها اللازمة

11. القيام بالتنسيق والمتابعة مع كافة الأقسام في الشركة وفق توجيهات المدير التنفيذي، وتقديم الدعم الإداري اللازم لهذه الأقسام لضمان حسن سير العمل

12. وضع آلية للأرشفة الورقية والالكترونية لكافة الملفات والمستندات والوثائق الخاصة بمكتب المدير التنفيذي والحرص التام بالمحافظة على سريتها وضمان حفظها أصولاً وبشكل آمن وسهولة الرجوع إليها عند الحاجة

طبيعة العمل:

1. العمل دائم في مقر الشركة بالرياض، مع ضرورة التفرغ التام للعمل لمدة 8 ساعات يومياً

2. العطلة الأسبوعية: يوم الجمعة، مع إمكانية العمل عن بعد ليوم السبت من كل أسبوع

3. التوفر عند الضرورة خارج أوقات العمل
شهادة جامعية باختصاص إدارة الأعمال أو اختصاص ذو صلة
خبرة عمل سابقة لمدة سنتين على الأقل في مجال إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية
الخبرة السابقة بإعداد أجندات الاجتماع ومحاضر الاجتماعات
مهارات متقدمة في المراسلات الرسمية وإعداد التقارير
معرفة ممتازة بالعمل على البرامج والتطبيقات الالكترونية المكتبية وأدوات إدارة العمل عن بعد
معرفة جيدة بإدارة السجلات والوثائق
التمتع بمهارات التواصل الفعّال
المظهر اللائق لعكس صورة ذهنية إيجابية عن الشركة
التمتع بمهارات تنظيمية متقدمة، مع القدرة على إنجاز عدة مهام بآن معاً وضمن المدة المحددة لذلك
إتقان اللغتين العربية والانجليزية (محادثة وكتابة)
مستوى مبتدئ (خبرة اقل من سنة إلى 3 سنوات)