مساعد إداري / سكرتير (ناطق بالروسية) – دبي للعمل في سكرتارية

عن الوظيفة

نبحث عن مساعد إداري / سكرتير منظم وذو خبرة للانضمام إلى فريقنا في دبي. ستعمل بشكل وثيق مع الإدارة لدعم العمليات المكتبية اليومية، وإدارة المراسلات، وتنسيق المواعيد، والمساهمة في بيئة عمل احترافية ومنظمة. هذه الوظيفة تتطلب شخصاً متعدد المهام، دقيقاً، وقادراً على التعامل مع المعلومات السرية بحذر.

المسؤوليات الرئيسية

• الرد على المكالمات الهاتفية والرسائل والبريد الإلكتروني التجاري بشكل احترافي.
• الترحيب بالزوار والعملاء ومساعدتهم وتوجيههم.
• جدولة الاجتماعات والمواعيد والتنسيق اليومي للمكتب.
• إعداد وتسجيل ومسح وتخزين وتنظيم الوثائق والسجلات.
• متابعة الأمور الإدارية والرسائل والفواتير والطلبات الداخلية.
• التنسيق مع الموظفين والعملاء والموردين والأطراف الخارجية.
• الحفاظ على الملفات وقوائم الاتصال والتقارير والسجلات الإدارية.
• المساعدة في إعداد الرسائل والنماذج والتقارير البسيطة والمراسلات الرسمية.
• دعم المتابعات الأساسية للدفع والإيصالات والمهام المالية الإدارية البسيطة عند الحاجة.
• الحفاظ على المكتب ومنطقة الاستقبال منظمة وقابلة للتقديم.
• أداء مهام إدارية أخرى يكلف بها من قبل الإدارة.

المؤهلات المطلوبة

• خبرة سابقة في الإدارة أو أعمال السكرتارية أو الاستقبال أو دعم المكتب (سنة إلى سنتين).
• إتقان اللغة الروسية بطلاقة أو قريبة من الطلاقة (مفضل).
• مهارات جيدة في التواصل التجاري باللغة الإنجليزية.
• معرفة ببرامج Microsoft Office وGoogle Workspace والبريد الإلكتروني وأدوات المكتب الأساسية.
• مهارات تواصل قوية مع العملاء والزملاء.
• مستوى عالٍ من التنظيم والاهتمام بالتفاصيل والمتابعة والمسؤولية.
• مظهر احترافي وسلوك مكتبي مناسب.
• القدرة على القيام بعدة مهام وإدارة الأولويات.
• الدقة والصدق والموثوقية.
• القدرة على التعامل مع معلومات الشركة والإدارة السرية بحذر.

الصفات الشخصية

• منظم وذو اهتمام بالتفاصيل.
• مهذب وحسن التصرف.
• مسؤول واستباقي.
• موثوق وسري.
• هادئ تحت ضغط العمل.
• متعاون ومستعد للتعلم.

ظروف العمل

وظيفة بدوام كامل، في المكتب. تشمل هذه الوظيفة مزيجاً من أعمال السكرتارية ودعم الاستقبال والمهام الإدارية. التقارير مباشرة إلى الإدارة أو مدير المكتب.