منسق المشتريات في أكاديمية الشارقة للتعليم (SEA) مسؤول عن دعم التسليم الفعال لعمليات المشتريات من خلال تنسيق أنشطة الشراء، والتواصل مع الموردين، وتوثيق المشتريات، وإدارة تدفقات العمل في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). تضمن هذه الوظيفة معالجة طلبات الشراء بدقة وكفاءة وامتثال لسياسات وإجراءات SEA مع تقديم خدمة ممتازة للمساهمين الداخليين.
المسؤوليات الرئيسية
عمليات المشتريات
- تنسيق عملية المشتريات من البداية إلى النهاية بدءًا من طلب الشراء وحتى إصدار أمر الشراء ومتابعة التسليم.
- مراجعة طلبات الشراء لضمان اكتمالها وامتثالها قبل المعالجة.
- الحصول على عروض أسعار من الموردين المعتمدين وفقًا لإجراءات المشتريات في SEA.
- تنسيق عمليات العطاءات والعروض التنافسية حسب الحاجة.
- إعداد وثائق المشتريات للمراجعة والموافقة من قبل مدير المشتريات.
- متابعة طلبات الشراء لضمان التسليم في الوقت المناسب للسلع والخدمات.
- التنسيق مع المالية بخصوص طلبات الشراء، والفواتير، والوثائق المتعلقة بالدفع.
تنسيق الموردين
- الحفاظ على التواصل الفعال مع الموردين طوال عملية الشراء.
- المساعدة في تهيئة الموردين والحفاظ على سجلات الموردين والوثائق.
- مراقبة استجابة الموردين، وأداء التسليم، وجودة الخدمة.
- دعم تقييمات أداء الموردين والحفاظ على سجلات أداء الموردين.
دعم العقود والوثائق
- الحفاظ على ملفات المشتريات، ووثائق الموردين، وسجلات العقود.
- المساعدة في إدارة العقود، وتتبع التجديدات، والتحكم في الوثائق.
- ضمان اكتمال سجلات المشتريات، ودقتها، وجاهزيتها للتدقيق.
- الحفاظ على سرية وثائق المشتريات والمعلومات التجارية.
أنظمة ERP والمشتريات
- معالجة معاملات المشتريات من خلال أنظمة ERP والمشتريات في SEA.
- الحفاظ على بيانات ومعلومات المشتريات بدقة داخل الأنظمة الرقمية.
- دعم التحسين المستمر لتدفقات عمل المشتريات والعمليات الرقمية.
- إصدار تقارير المشتريات وبيانات النظام عند الحاجة.
الامتثال والحوكمة
- ضمان امتثال أنشطة المشتريات لسياسات SEA، والرقابة المالية، وإجراءات المشتريات.
- التحقق من الوثائق الداعمة قبل الموافقات على المشتريات.
- دعم متطلبات التدقيق الداخلي والخارجي من خلال الحفاظ على سجلات المشتريات المنظمة.
- تصعيد مخاطر المشتريات، والاستثناءات، أو مشكلات الامتثال إلى مدير المشتريات.
دعم المساهمين
- تقديم إرشادات المشتريات للأقسام الداخلية بشأن إجراءات المشتريات ومتطلبات الوثائق.
- التنسيق مع الأقسام الأكاديمية والإدارية لتسهيل الشراء في الوقت المناسب للسلع والخدمات.
- مساعدة الأقسام في تخطيط جداول المشتريات وتتبع طلبات الشراء.
- الحفاظ على علاقات عمل إيجابية مع المساهمين الداخليين والموردين الخارجيين.
التقارير والتحسين المستمر
- إعداد تقارير المشتريات الروتينية، وتحديثات حالة المشتريات، وملخصات النفقات.
- مراقبة أوقات تنفيذ المشتريات وتحديد الفرص لتحسين الكفاءة.
- دعم تنفيذ أفضل ممارسات المشتريات وتحسين العمليات.
- أداء المهام الأخرى المعينة من قبل مدير المشتريات.
المؤهلات والخبرة
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو المشتريات، أو إدارة سلسلة التوريد، أو المالية، أو تخصص ذي صلة.
- شهادات مهنية في المشتريات مثل CIPS، أو ما يعادلها مرغوبة.
- 3-5 سنوات من الخبرة في المشتريات، أو الشراء، أو سلسلة التوريد، أو الخبرة الإدارية.
- خبرة في التعليم العالي، أو الحكومة، أو المنظمات العامة ميزة.
- معرفة عملية بإجراءات المشتريات، وممارسات الشراء، وإدارة الموردين.
- خبرة في استخدام أنظمة ERP وتطبيقات Microsoft Office، وخاصة Excel.
- مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي باللغة الإنجليزية؛ العربية ميزة.
الكفاءات المطلوبة
- عمليات المشتريات
- إدارة علاقات الموردين
- سياسات المشتريات والامتثال
- إدارة العطاءات والعروض
- أنظمة ERP والمشتريات
- إدارة العقود
- Microsoft Excel والتقارير
- إدارة الوثائق والسجلات
- التواصل وإدارة المساهمين
- الاهتمام بالتفاصيل ومهارات التنظيم