تعلن شركة كبرى في إمارة أبوظبي عن توفر فرصة وظيفية متميزة لمسمّى سكرتيرة استقبال / موظفة استقبال للانضمام لفريق العمل الإداري في بيئة مهنية محفزة. تتطلب الوظيفة إجادة تامة للغتين العربية والإنجليزية تحدثاً وكتابةً، مع ضرورة أن تكون المرشحة مقيمة حالياً داخل دولة الإمارات العربية المتحدة وحاملة لإقامة سارية المفعول. يأتي هذا المنصب ضمن خطة التوسع الإداري للشركة لتعزيز كفاءة المكتب الأمامي وضمان تجربة احترافية للزوار والعملاء.
المهام والمسؤوليات
- إدارة المكتب الأمامي واستقبال الزوار والعملاء باحترافية عالية، مع توجيههم إلى الأقسام المختصة أو ترتيب مواعيد اللقاءات وفق البروتوكول المعتمد.
- الرد على المكالمات الواردة وتحويلها بدقة، وتدوين الرسائل الهامة بلغة واضحة باللغتين العربية والإنجليزية، ومتابعة المراسلات الإلكترونية الواردة والصادرة.
- تنظيم المواعيد وجدولة الاجتماعات الداخلية والخارجية للمديرين، مع تجهيز قاعات الاجتماعات وضمان توفر المستلزمات التقنية واللوجستية.
- إدارة أنظمة الأرشفة الإلكترونية والورقية للمستندات والمراسلات، وتصنيفها وفق معايير الشركة لضمان سهولة الاسترجاع والسرية التامة.
- إعداد التقارير الدورية والمحاضر المختصرة للاجتماعات، ومتابعة تنفيذ القرارات الإدارية بالتنسيق مع الأقسام المعنية.
- التنسيق مع إدارة المرافق والخدمات العامة لضمان جاهزية منطقة الاستقبال ونظافتها وتوفر المواد المكتبية بشكل مستمر.
- دعم فريق المساعدين الإداريين في مهام الطباعة، النسخ، المسح الضوئي، وتجهيز المراسلات الرسمية والعقود.
- تمثيل الواجهة الحضارية للشركة من خلال الالتزام بـ كود الزي الرسمي وآداب الاستقبال المعتمدة، والتعامل مع الاستفسارات والشكاوى الأولية بحكمة.
الشروط والمسؤوليات الرئيسية
- إقامة سارية المفعول داخل دولة الإمارات العربية المتحدة (شرط أساسي لا غنى عنه).
- إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابةً بمستوى متقدم (مستوى C1 أو ما يعادله)، مع إتقان اللغة العربية لغة أم أو بمستوى احترافي.
- خبرة عملية لا تقل عن سنتين في منصب سكرتارية تنفيذية، استقبال فنادق، إدارة مكتب أمامي، أو مساعدة إدارية ضمن شركات متوسطة أو كبرى.
- مهارة عالية في استخدام حزمة Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) وأنظمة إدارة المكاتب الإلكترونية.
- قدرة مثبتة على التواصل الفعّال والتعامل مع شخصيات متعددة الثقافات بلباقة واحترافية، مع الحفاظ على سرية المعلومات.
- مهارات تنظيمية عالية، دقة في المواعيد، وقدرة على العمل تحت الضغط وإنجاز مهام متعددة بالتوازي (Multitasking).
- مظهر لائق، وحسن سيرة وسلوك، والالتزام التام بساعات الدوام الرسمي وسياسات الشركة.
المميزات والفوائد
- راتب شهري تنافسي ومجزي يُحدد وفق الخبرة والكفاءة أثناء المقابلة الشخصية.
- بيئة عمل مستقرة ضمن شركة كبرى ذات سمعة طيبة في سوق أبوظبي.
- موقع عمل استراتيجي في قلب إمارة أبوظبي، يسهل الوصول إليه عبر وسائل النقل المختلفة.
- فرص للتطور الوظيفي والنمو المهني ضمن هيكل إداري واضح.
نصائح وظيفتك بنقرة للقبول في هذه الوظيفة
- جهّز سيرة ذاتية مختصرة (صفحة واحدة) تبرز خبرة الاستقبال وإدارة المكالمات واللغات في المقدمة، مع ذكر أمثلة كمية (مثل: "استقبال 50+ زائر يومياً" أو "إدارة تقويم 3 مديرين\)).
- أرفق رسالة تغطية (Cover Letter) بالعربية والإنجليزية معاً، تثبت فيها إجادتك للغتين وتذكر فيها إقامتك السارية داخل الدولة بشكل صريح.
- استعد لاختبار عملي محتمل: محاكاة مكالمة هاتفية بالإنجليزية، أو كتابة بريد إلكتروني رسمي، أو ترتيب مواعيد متعارضة — تدرب عليها مسبقاً.
- احضر المقابلة بزي رسمي كامل، وبحوزتك نسخة ورقية من السيرة الذاتية، وصورة عن الإقامة وجواز السفر، وشهادات الخبرة إن وجدت.
- أظهر معرفتك بـ أنظمة الأرشفة الإلكترونية الشائعة (مثل SharePoint أو Google Workspace) واذكر أي شهادة تدريبية في السكرتارية التنفيذية أو إدارة المكاتب لتعزيز فرصك.