سكرتيرة تنفيذية - العين، منطقة أم غافة | خبرة في إدارة المكاتب والتنسيق الإداري أبوظبي للعمل سكرتارية

نبذة عن الوظيفة

نبحث عن سكرتيرة تنفيذية متميزة للانضمام إلى فريق العمل في مدينة العين، منطقة أم غافة. تتطلب هذه الوظيفة مهنية عالية، مظهراً أنيقاً ومرتباً، وقدرة مثبتة على إدارة المهام الإدارية والسكرتارية بكفاءة واحترافية. ستعمل المرشحة المختارة كنقطة اتصال رئيسية ودعم إداري متكامل لضمان سير العمليات اليومية بسلاسة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• إدارة المراسلات والاتصالات: استقبال المكالمات الهاتفية والرد عليها باحترافية، إدارة البريد الإلكتروني الوارد والصادر، وتنظيم المراسلات الرسمية.


• تنظيم المواعيد والجداول: إدارة تقويم المواعيد والاجتماعات، تنسيق مواعيد الزيارات، ومتابعة جدول أعمال الإدارة.


• إعداد التقارير والمحاضر: إعداد محاضر الاجتماعات، صياغة الخطابات والمذكرات الإدارية، وإعداد التقارير الدورية المطلوبة.


• إدارة الأرشفة والوثائق: تنظيم وحفظ الملفات والوثائق الورقية والإلكترونية بنظام أرشفة فعال يضمن سهولة الاسترجاع.


• استقبال الزوار والعملاء: استقبال الضيوف والزوار بترحيب مهني، وتوجيههم للجهات المعنية، وتقديم الضيافة المناسبة.


• الدعم الإداري الشامل: متابعة المستلزمات المكتبية، التنسيق مع الموردين، وإنجاز المهام الإدارية اليومية الطارئة.


• التنسيق بين الأقسام: تسهيل التواصل والتنسيق بين الإدارة والأقسام المختلفة لضمان تدفق المعلومات بفعالية.

المسؤوليات الرئيسية الأساسية (إلزامية)

• الخبرة العملية: خبرة سابقة لا تقل عن سنتين في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب، ويفضل أن تكون في بيئة عمل مشابهة.


• المهارات التقنية: إتقان استخدام حزمة Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) بمستوى متقدم.


• اللغات: إجادة اللغة العربية كتابةً وتحدثاً بطلاقة، ويفضل إلمام جيد باللغة الإنجليزية.


• المهارات الشخصية: مظهر أنيق ومرتب، مهارات تواصل ممتازة، قدرة على العمل تحت الضغط، دقة في المواعيد، وسرية تامة في التعامل مع المعلومات.


• الموقع: القدرة على الوصول إلى منطقة أم غافة في العين يومياً.

المهارات المفضلة (تعزز فرص القبول)

• خبرة في استخدام أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (DMS).


• مهارات في تنظيم الفعاليات والاجتماعات الكبرى.


• إلمام بإجراءات الموارد البشرية الأساسية (الحضور، الإجازات، الملفات الوظيفية).


• رخصة قيادة سارية المفعول في دولة الإمارات.

بيئة العمل والمزايا

بيئة عمل مهنية محفزة في موقع استراتيجي بمدينة العين، مع فرصة للتطور المهني واكتساب خبرات إدارية متنوعة. الراتب والمزايا تنافسية وتحدد وفق الخبرة والكفاءة عند المقابلة الشخصية.