الوصف الوظيفي: - مسؤول إدارة المكتب ودعم المبيعات مسؤول عن تقديم الدعم الإداري والتشغيلي لفريق المبيعات، وضمان تنفيذ العمليات بسلاسة، والحفاظ على سجلات دقيقة، ودعم التواصل مع العملاء، وإعداد عروض الأسعار، وتنسيق متابعة الطلبات، وإعداد تقارير المبيعات للإدارة. يعمل شاغل الوظيفة كحلقة وصل رئيسية بين العملاء وفريق المبيعات والإدارة والأقسام الأخرى لضمان رضا العملاء وكفاءة العمليات. الواجبات والمهام الرئيسية: دعم إدارة المبيعات: • إعداد ومراجعة وإصدار عروض الأسعار وفقاً لسياسات التسعير المعتمدة • إرسال عروض الأسعار مباشرة للعملاء أو لمندوبي المبيعات حسب الحاجة • متابعة عروض الأسعار المقدمة وحفظ سجلاتها • تقديم الدعم الإداري لفريق المبيعات فيما يتعلق بالطلبات والاستفسارات • المساعدة في إعداد العقود والمراسلات والوثائق المتعلقة بالعملاء • تحديث قاعدة بيانات العملاء والمبيعات بشكل مستمر التواصل مع العملاء ومتابعة الطلبات: • التواصل مع العملاء لتأكيد استلام عروض الأسعار وأوامر الشراء • متابعة حالة الطلبات والتنسيق مع العملاء بخصوص التوريد والتسليم • الحفاظ على التواصل المستمر مع العملاء لضمان رضاهم عن الخدمة • استقبال شكاوى العملاء وتوثيقها وتحويلها للجهات المختصة • متابعة معالجة الشكاوى وإبلاغ العملاء بالإجراءات المتخذة إدارة التسعير وعروض الأسعار: • إعداد عروض الأسعار وفقاً للأسعار والسياسات المعتمدة • التنسيق مع مدير المبيعات بخصوص طلبات الأسعار الخاصة والاستثناءات • الاحتفاظ بسجل لجميع عروض الأسعار والتعديلات والموافقات • ضمان إصدار عروض الأسعار بدقة وفي الوقت المحدد التقارير وتحليل المبيعات: • استلام التقارير الأسبوعية والشهرية من مندوبي المبيعات • تجميع وتحليل بيانات المبيعات وإعداد التقارير الإدارية • إعداد تقارير الأداء البيعي وتقارير الفرص البيعية ومتابعة خطوط المبيعات • إعداد العروض التقديمية والملخصات اللازمة لمدير المبيعات • المحافظة على سجلات دقيقة لأنشطة المبيعات والتواصل مع العملاء الدعم الإداري وتنظيم المكتب: • تنظيم وأرشفة الملفات الورقية والإلكترونية • حفظ وتنظيم ملفات العملاء وعروض الأسعار وأوامر الشراء والعقود • تنسيق وجدولة الاجتماعات والمواعيد والزيارات الخاصة بفريق المبيعات • إعداد جداول الاجتماعات وتوثيق محاضر الاجتماعات عند الحاجة • التنسيق بين المبيعات والإدارات الأخرى مثل العمليات والمالية والإدارة • إدارة المراسلات الواردة والصادرة المتعلقة بأنشطة المبيعات إدارة البيانات والالتزام بالإجراءات: • ضمان دقة وسرية بيانات العملاء والشركة • تحديث وإدارة البيانات في أنظمة ERP وCRM أو الأنظمة المعتمدة • دعم الإدارة في تطبيق السياسات والإجراءات الخاصة بالشركة • متابعة وتحديث بيانات العملاء وسجلات المبيعات الشروط والمهارات: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو التسويق أو أي تخصص ذي صلة إجادة استخدام برامج Microsoft Office وخاصة Excel وWord وPowerPoint وOutlook يفضل وجود خبرة في أنظمة ERP وCRM مهارات تنظيمية واتصالية ممتازة قدرة عالية على إدارة الوقت والعمل على عدة مهام في آن واحد إجادة اللغتين العربية والإنجليزية كتابةً وتحدثاً