تبحث شركة مقاولات كبرى مقرها في أبوظبي – معسكر آل نهيان، شارع المرور – عن سكرتيرة متميزة للانضمام إلى فريق العمل. يُعد هذا المنصب فرصة حقيقية للعمل في بيئة مهنية ديناميكية ضمن قطاع البناء والمقاولات في الإمارات العربية المتحدة، حيث ستتولى إدارة الجوانب الإدارية والتنظيمية اليومية بكفاءة واحترافية.
المهام والمسؤوليات
- تنظيم جدول المواعيد والاجتماعات اليومية للإدارة والمهندسين والمقاولين من الباطن.
- استقبال المكالمات الهاتفية وإدارة جميع الاتصالات الواردة والصادرة بشكل احترافي.
- التعامل مع العملاء والزوار وتوفير المعلومات المطلوبة بأسلوب لائق ومهني.
- إدارة الملفات الورقية والإلكترونية وتصنيفها وحفظها وفق نظام منظم يسهل الرجوع إليها.
- إعداد المراسلات الرسمية والتقارير الإدارية وطباعتها وتوزيعها حسب التوجيهات.
- متابعة تحديث قاعدة بيانات الشركة والموردين والمقاولين بشكل دوري.
- المساعدة في تنسيق الأعمال الإدارية المتعلقة بالمشاريع الجارية والتنسيق بين الأقسام المختلفة.
- استخدام برامج الكمبيوتر المكتبية لإنجاز المهام الإدارية بكفاءة عالية.
الشروط والمسؤوليات الرئيسية
- خبرة سابقة في الأعمال السكرتارية أو الإدارة المكتبية، ويفضل في شركات المقاولات.
- إجادة إدارة الملفات وتنظيمها وفق أنظمة حفظ حديثة.
- مهارات تواصل ممتازة في التعامل مع العملاء والزوار هاتفياً وشخصياً.
- إجادة استخدام برامج الكمبيوتر وخاصة حزمة مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, Outlook).
- القدرة على تنظيم الوقت وإدارة الأولويات في بيئة عمل سريعة الإيقاع.
- حسن المظهر والأسلوب والقدرة على التعامل مع ضغوط العمل بمرونة.
- يُفضل الإلمام باللغتين العربية والإنجليزية كتابةً ومحادثة.
المميزات والفوائد
- فرصة عمل في شركة مقاولات مرموقة في أبوظبي.
- موقع عمل متميز في معسكر آل نهيان – شارع المرور.
- بيئة عمل مهنية تتيح فرص التطور والنمو الوظيفي.
نصائح لتعزيز فرص قبولك في هذه الوظيفة
- أبرز في سيرتك الذاتية أي خبرة سابقة في إدارة الملفات أو العمل الإداري في قطاع المقاولات أو الهندسة.
- جهز أمثلة ملموسة على قدرتك في تنظيم المواعيد وإدارة الاتصالات في بيئات عمل مزدحمة.
- تأكد من تحديث مهاراتك في برامج الأوفيس وخاصة Excel لإدارة البيانات والتقارير.
- أظهر خلال المقابلة مهاراتك في التواصل الاحترافي والقدرة على التعامل مع مختلف الشخصيات.
- استعد للحديث عن قدرتك على التنسيق بين الأقسام المختلفة وإدارة أكثر من مهمة في وقت واحد.