المهام و المسئوليات:
- الانابة عن
مدير مكتب المدير العام في حالة عدم
تواجده بسبب ظروف السفر والمرض
والأجازات أو خلو المنصب
- إعداد
جدول المواعيد و الأعمال الشهرى
الخاص بالمدير العام والمدير
التنفيذى
- إعداد الخطة الأسبوعية
لأعمال المدير العام و المدير
التنفيذي
- المحافظة على المظهر
العام لمكتب الإدارة العليا من حيث
النظافة والترتيب
- إستقبال زوار
الإدارة العليا و الترحيب بهم
-
تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص
بالمدير العام و المدير التنفيذى
-
تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات
الخاصة بالمدير المباشر
- حفظ و
صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب
بالمدير المباشر بشكل يضمن سلامتها و
سرعة إستدعائها
- إستلام و توجيه
البريد و الفاكس الوارد باسم بالمدير
المباشر وعرضه على المختص و فهرسة
هذه المستندات
- إستلام و توجيه و
إرسال رسائل البريد الإليكترونى
الخاصة بالمدير المباشر و فهرسة هذه
الرسائل
- تسجيل البريد و الفاكس
الصادر من مكتب بالمدير المباشر
وفهرسة الفاكسات الصادرة
- كتابة
محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و
التى يكون المدير العام أو المدير
التنفيذى طرفاً فيها
- التحضير
للإجتماعات الخاصة بالإدارة أو
الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز
كل الوثائق و المستندات التى تخص
موضوع الإجتماع
- إستقبال و إجراء
الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب
الإدارة العليا و فهرسة أرقام
التليفونات و العناوين
- تنظيم و
فهرسة التقارير الداخلية الواردة من
الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها
على المدير العام أو المدير التنفيذى
و متابعة قرار المدير العام أو
المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى
السجلات الخاصة بها
- التأكد من أن
جميع الأجهزة المكتبية والكهربائية
في حالة صالحة للعمل باستمرار وطلب
مسئولى الصيانة من داخل الشركة ومن
خارجها ومتابعة أعمال الصيانة لجميع
الأجهزة المكتبية بمكتب الإدارة
العليا
- التأكد من توافر جميع
الأدوات المكتبية و الكتابية
للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب
الإدارة العليا
- توجيه الدعوات
للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو
لعقدها المدير العام أو المدير
التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج
الخاصة
- حجز تذاكر السفر و
الفنادق و بطاقات دخول المعارض
الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم
رحلات العمل
- تعليم و توجيه أفراد
السكرتارية المساعدين و الإرتقاء
بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل
المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير
تقييم الأداء الخاصة بهم
- كتابة
تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من
أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و
رفعه لمدير المكتب
- حفظ جميع
سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء
السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله
تخضع للمراجعة الداخلية
خبرة في
نفس المجال
المؤهل الدراسي: دبلوم
او بكالوريوس
مستوى مبتدئ (خبرة اقل
من سنة إلى 3 سنوات) التفاصيل :
الناشر: شركة العيسى التجارية الراتب : يحدد لاحقا القسم: متوفرة مكان العمل: الرياض , السعودية نوع العمل : دوام كامل مستوى الخبرة : ١-٣ سنوات تاريخ الاعلان : 2024-04-17 تاريخ الانتهاء : 2024-05-17 التعليم : دبلوم
ملحوظة هامة:
وظف دوت كوم ليست شركة توظيف وانما موقع للاعلان عن الوظائف الخالية المتاحة يوميا فى الاف الشركات بالشرق الاوسط
,ونرجو عند طلب اي مبالغ مالية من قبل المعلنين مراسلتنا فورا و عدم التعامل مع مثل هذه الشركات الوهمية .
