يسعى بنك الاستثمار الرائد HSBC إلى توظيف مساعد إداري (أخصائي دعم إداري، منسق مكتب استثماري) للانضمام إلى فريق العمليات في المملكة العربية السعودية. ستكون مسؤولاً عن تقديم الدعم الإداري المتكامل لإدارة البنك، وضمان سير العمل اليومي بكفاءة عبر تنظيم الجداول وإدارة المراسلات والتنسيق مع الإدارات. نبحث عن شخص منظم وذو خبرة في بيئات البنوك الاستثمارية.
المسؤوليات والمهام الرئيسية:
- إدارة جداول المواعيد والاجتماعات لمديري البنك وتنسيقها مع الأطراف الداخلية والخارجية.
- تنظيم وحفظ الملفات والمستندات الإلكترونية والورقية مع ضمان السرية التامة.
- إعداد التقارير الإدارية الدورية والعروض التقديمية (PowerPoint) بناءً على توجيهات الإدارة.
- التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة (البريد الإلكتروني، الفاكس، البريد العادي) وتوزيعها بشكل احترافي.
- تنسيق ترتيبات السفر والإقامة للمديرين التنفيذيين ورفع مستندات الصرف.
- متابعة المهام الموكلة للفرق وضمان تنفيذها ضمن المواعيد المحددة باستخدام أنظمة التتبع.
- دعم الإدارة في إعداد ملفات العروض الاستثمارية الأولية وبيانات العناية الواجبة.
المسؤوليات الرئيسية والشروط:
- خبرة لا تقل عن سنتين في مجال السكرتارية التنفيذية أو الإدارة المكتبية، ويفضل في قطاع البنوك أو الاستثمار.
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.
- إجادة تامة للغة العربية والإنجليزية (كتابة وتحدثاً).
- مهارات متقدمة في استخدام Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- قدرة عالية على تنظيم الأولويات، وإدارة الوقت، والعمل تحت الضغط.
- مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي، وحس عالٍ من المسؤولية والسرية.
- تفضل الخبرة السابقة في بيئات مشابهة ضمن المملكة العربية السعودية.
المميزات والفوائد:
- الانضمام إلى مؤسسة مالية عالمية رائدة (HSBC) مع فرص تطوير مهني واسعة.
- بيئة عمل ديناميكية تشجع على التعلم والنمو الوظيفي.
- تعويضات تنافسية وفقاً لخبرة المرشح.
نصائح لزيادة فرص القبول في هذه الوظيفة:
- ركز في سيرتك الذاتية على مهارات إدارة الوقت ودعم القيادات التنفيذية ضمن قطاع الخدمات المالية.
- أظهر معرفتك بمصطلحات البنوك الاستثمارية مثل العروض الأولية والعناية الواجبة.
- تأكد من أن سيرتك الذاتية تعكس قدرتك على التعامل مع المهام المتعددة بسرية واحترافية.
- جهز أمثلة واقعية لإنجازاتك في تنظيم الجداول أو تقليل وقت الاستجابة.
- راجع إجادة اللغة الإنجليزية جيداً، حيث ستستخدمها في التقارير اليومية.