نبذة عن الوظيفة
نبحث عن موظف استقبال متميز للانضمام لفريق العمل في رأس تنورة، المنطقة الشرقية، المملكة العربية السعودية. تتطلب هذه الوظيفة شخصية مهنية قادرة على إدارة الواجهة الأمامية للمؤسسة بكفاءة عالية، والتعامل مع الزوار والعملاء والمكالمات الهاتفية بأسلوب احترافي يعكس صورة إيجابية عن الشركة.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- استقبال الزوار والعملاء: الترحيب بالمراجعين، تحديد احتياجاتهم، تزويدهم بالمعلومات المطلوبة، وإرشادهم إلى المراجع المختصة.
- إدارة المكالمات الهاتفية: الرد على الاستفسارات الواردة، تحويل المكالمات إلى الأقسام المعنية، وتدوين الرسائل بدقة.
- حفظ السجلات والأرشفة: توثيق بيانات الزوار والمراجعين، وتنظيم سجلات الحضور والانصراف، وأرشفة المراسلات الواردة والصادرة.
- تنسيق المواعيد: إدارة جدول المواعيد للموظفين والإدارة، وتأكيد المواعيد مع العملاء.
- الدعم الإداري: تجهيز قاعات الاجتماعات، متابعة البريد الوارد والصادر، والمساعدة في المهام الإدارية اليومية.
- الحفاظ على بيئة الاستقبال: ضمان نظافة وترتيب منطقة الاستقبال، وتوفر المواد القرائية والنشرات التعريفية بالشركة.
المسؤوليات الرئيسية والمؤهلات
- المؤهل الدراسي: شهادة الثانوية العامة كحد أدنى، ويفضل دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، السكرتارية، أو تخصص ذي صلة.
- الخبرة: خبرة سابقة لا تقل عن سنة واحدة في مجال الاستقبال، خدمة العملاء، أو السكرتارية التنفيذية.
- إجادة اللغة: إتقان اللغة العربية تحدثاً وكتابة، ويفضل إجادة اللغة الإنجليزية (مستوى جيد جداً) للتعامل مع العملاء الدوليين.
- مهارات الحاسوب: إجادة استخدام حزمة Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) وأنظمة إدارة المكالمات والبريد الإلكتروني.
- المهارات الشخصية: مهارات تواصل ممتازة، لباقة في التعامل، قدرة على العمل تحت الضغط، تعدد المهام، وحسن المظهر والسلوك المهني.
- الإقامة: الإقامة في رأس تنورة أو المدن المجاورة (الجبيل، الدمام، الخبر) مع توفر وسيلة نقل خاصة.
المهارات المفضلة (ميزة إضافية)
- خبرة في أنظمة إدارة الزوار الإلكترونية (Visitor Management Systems).
- إلمام بإجراءات الأمن والسلامة في المنشآت الصناعية أو النفطية.
- شهادات تدريبية في خدمة العملاء، البروتوكول، أو إدارة المكاتب الأمامية.
بيئة العمل
العمل في بيئة مهنية ديناميكية ضمن مؤسسة رائدة في رأس تنورة، مع فريق عمل متعاون وفرص للتطوير المهني والنمو الوظيفي. تتطلب الوظيفة الحضور اليومي في مقر العمل وفق أوقات الدوام الرسمي.