مطلوب سكرتير مكة المكرمة للعمل في السكرتارية والمساندة الإدارية

- مطلوب سكرتير لديه المام بجميع مهام السكرتارية التنفيذية للعمل بمكة المكرمة

المهام:

- إعداد جدول المواعيد والأعمال الشهري الخاص بالرئيس التنفيذي

- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال الرئيس التنفيذي

- المحافظة على سير العمل في مكتب الرئيس التنفيذي حتى في حال غيابه

- إستقبال زوار الإدارة العليا

- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالرئيس التنفيذي

- تحرير وطباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا

- حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها

- إستلام وتوجيه البريد الوارد باسم الإدارة العليا وعرضه على المختص وفهرسة هذه المستندات

- إستلام وتوجيه و إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإدارة العليا وفهرسة هذه الرسائل

- تسجيل البريد الصادر من مكتب الإدارة العليا وفهرسة الفاكسات الصادرة

- كتابة محاضر جميع الإجتماعات والجلسات والتي يكون الرئيس التنفيذى طرفاً فيها

- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية وتنسيق و تجهيز كل الوثائق والمستندات التى تخص موضوع الإجتماع

- مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى

- إستقبال وإجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين

- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على الرئيس التنفيذى ومتابعة قرار ات الرئيس التنفيذي

- توجيه الدعوات للمشاركين في الإجتماعات التى يدعو لعقدها الرئيس التنفيذى وتسجيل ذلك على النماذج الخاصة

- حجز تذاكر السفر والفنادق وبطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا وتنظيم رحلات العمل

- تعليم وتوجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته وتقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم

- كتابة تقرير أسبوعي لبيان ما تم إنجازه من أعمال وما تم تأجيله مع بيان السبب ورفعه لمدير المكتب

- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية

- السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية وجميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية

- وغير ذلك من المهام المتعلقة بالسكرتارية
خبرة كافية في نفس المجال
مستوى مبتدئ (خبرة اقل من سنة إلى 3 سنوات)