موظف استقبال مدرسة في دبي - مكتب الاستقبال والإدارة المدرسية للعمل سكرتارية

نظرة عامة على الوظيفة

فرصة عمل بدوام كامل في دبي، الإمارات العربية المتحدة، للعمل كموظف استقبال في مكتب الاسبإال التابع لمدرسة في قطاع التعليم الأساسي والثانوي. يُعد هذا الدور نقطة الاتصال الأولى بين المدرسة وأولياء الأمور والطلاب والزوار، ويتطلب مهارات تواصل عالية وقدرة على إدارة عمليات الاستقبال اليومية بكفاءة واحترافية.

تفاصيل الوظيفة

• الموقع: دبي، الإمارات العربية المتحدة
• القطاع: التعليم الأساسي والثانوي
• نوع الوظيفة: دوام كامل
• الخبرة المطلوبة: الحد الأدنى سنتان في الاستقبال أو المكتب الأمامي
• حالة التأشيرة: تأشيرة خاصة مطلوبة، يفضل أن يكون برعاية الزوج أو الأب
• الانضمام: يفضل من يمكنه الانضمام فوراً

المسؤوليات الرئيسية

• استقبال أولياء الأمور والطلاب والموظفين والزوار بأدب واحترافية ومساعدة فورية.
• إدارة المكالمات الهاتفية الواردة والبريد الإلكتروني واستفسارات مكتب الاستقبال وتوجيهها للقسم المناسب.
• الحفاظ على سجلات الزوار الدقيقة ودعم إجراءات دخول المدرسة وفقاً لمعايير السلامة والأمن.
• المساعدة في تسجيل الطلاب وتنسيق إجراءات القبول وجمع الوثائق وأرشفة السجلات.
• تحديث معلومات الطلاب وسجلات المدرسة وبيانات المكتب الأمامي بدقة وسرية تامة.
• دعم التواصل بين أولياء الأمور والمعلمين والموظفين الإداريين وإدارة المدرسة.
• التعامل مع المهام الكتابية الروتينية بما في ذلك الأرشفة والنسخ والمسح الضوئي وإدخال البيانات وإعداد الوثائق.
• تنسيق خدمات التوصيل والبريد الوارد والمراسلات الصادرة وتسليمات المكتب الأمامي.
• المساعدة في جدولة المواعيد واجتماعات أولياء الأمور والأنشطة المدرسية وتقويمات الإدارة.
• الحفاظ على منطقة الاستقبال منظمة ومرتبة وجاهزة لدعم عمليات المدرسة اليومية.
• أداء أي واجبات إدارية إضافية تُسند من قبل فريق إدارة المدرسة.

المؤهلات والمسؤوليات الرئيسية

• الحد الأدنى سنتان من الخبرة في دور استقبال أو مكتب استقبال أو دعم إداري.
• يفضل خبرة سابقة في مدرسة أو حضانة أو مركز تدريب أو بيئة تعليمية.
• يجب أن يحمل المرشح تأشيرة خاصة، ويفضل أن يكون برعاية الزوج أو الأب.
• مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي باللغة الإنجليزية.
• مهارات التواصل باللغة العربية تُعد ميزة إضافية.
• إتقان برامج MS Office بما في Word وExcel وOutlook.
• القدرة على التعامل مع المكالمات والزوار وأولياء الأمور واستفسارات المدرسة باحترافية.
• شخصية منظمة وموثوقة وقادرة على إدارة مهام متعددة خلال ساعات العمل المزدحمة.
• مظهر احترافي وموقف إيجابي ومهارات تواصل قوية.
• المعرفة بأنظمة الإدارة المدرسية أو أنظمة معلومات الطلاب تُعد ميزة.
• يُفضل التوفر الفوري للانضمام.

المهارات الأساسية

• عمليات مكتب الاستقبال واستقبال المدرسة
• التواصل مع أولياء الأمور والتعامل مع الزوار
• آداب الهاتف والمراسلات عبر البريد الإلكتروني
• دعم سجلات الطلاب وتوثيق القبول
• الأرشفة وإدخال البيانات وتنظيم المكتب
• MS Word وMS Excel وMS Outlook
• جدولة المواعيد وتنسيق خدمات التوصيل
• دعم الإدارة المدرسية وأنظمة معلومات الطلاب
• تعدد المهام والتواصل باللغة الإنجليزية