ملخص الدور
مدير الموارد البشرية والمكتب مسؤول عن الحوكمة العامة والامتثال والإشراف التشغيلي على الموارد البشرية وعمليات مكان العمل عبر المجموعة. يشمل الدور حوكمة التوظيف وإدارة دورة حياة الموظف وتنسيق الرواتب وإدارة الأداء والامتثال التنظيمي وبنية تحتية مكان العمل وإدارة الموردين وميزانية المرافق ومعايير السلامة واستمرارية الأعمال. يتحمل المدير المسؤولية الكاملة عن الامتثال لقوانين العمل الإماراتية، والتوطين، وGPSSA، وNAFIS، وجميع التصاريح والرخص المتعلقة بالموظفين والمالكين.
المسؤوليات الرئيسية
أ. حوكمة الموارد البشرية والعمليات
- التوظيف وقرارات التعيين: إجراء المقابلات الأولى للوظائف بدوام كامل للتقييم السلوكي والملاءمة، والمشاركة في المقابلات النهائية مع رؤساء الأقسام، والموافقة على القرارات النهائية ضمن ميزانيات الرواتب المعتمدة، وتقديم ملاحظات التوظيف لمساعد التوظيف، ومراقبة تتبع التوظيف لضمان إغلاق الأدوار في الوقت المناسب.
- إدماج الموظفين وحوكمة دورة الحياة: إجراء جلسات توجيه للموظفين الجدد، ومراجعة وتأكيد إكمال وثائق الإدماج، ومراقبة اجتماعات مراجعة فترة التجربة، وإصدار رسائل التأكيد أو التمديد، ومراجعة والموافقة على التسويات النهائية، وضمان تحديث أنظمة تتبع الموظفين (KEKA).
- عقود العمل وإدارة دورة حياة الموظف: مراجعة والموافقة على العقود قبل الإصدار، وتجديد العقود والتعديلات، وبدء عملية التجديد قبل 60 يومًا من انتهاء الصلاحية، والموافقة على التسويات النهائية ومواثيق إنهاء الخدمة، وإصدار الرسائل التأديبية، وضمان تنظيم سجلات الموارد البشرية للتدقيق.
- الإشراف على تأشيرات العمل والعمليات الحكومية: مراجعة وثائق التأشيرات قبل تقديمها إلى PRO، ومراقبة جداول معالجة التأشيرات، وتصعيد التأخيرات أو مخاطر الامتثال، والموافقة على إجراءات إلغاء الموظف.
- التنسيق بين الحضور والإجازات والرواتب: مراجعة ملخص الحضور الشهري قبل تقديم الرواتب، والتحقق من أرصدة الإجازات، والموافقة على ورقة إدخال الرواتب قبل تقديمها إلى المالية، ومراجعة وثائق الغياب والتأديب.
- إدارة تتبع الأداء: الحفاظ على نظام تتبع KPI ومراقبته، وجمع استمارات تقييم الأداء، وأرشفة الوثائق، وتوثيق خطط تحسين الأداء، وتتبع مراجعات الأداء فترة التجربة.
- وثائق الموارد البشرية والسرية: الحفاظ على نظام ملفات منظم (مادي ورقمي)، وضمان تحديث سجلات الموظفين، والحفاظ على السرية، وتحديث سياسات الموارد البشرية عند توجيه الإدارة.
ب. حوكمة التوطين، GPSSA وNAFIS
- تطوير والإشراف على خطة تنفيذ التوطين.
- مراقبة الامتثال لحصص التوطين ولوائح MOHRE.
- البقاء على اطلاع دائم بالتغييرات التنظيمية والعقوبات.
- الإشراف على إدماج وثائق الموظفين الوطنيين الإماراتيين.
- ضمان الامتثال لتسجيل ومساهمات GPSSA.
- الإشراف على الامتثال لبرنامج NAFIS.
- مراجعة والموافقة على وثائق GPSSA وNAFIS قبل التقديم.
- الحفاظ على متتبعات الامتثال للتوطين وجاهزية التدقيق.
ج. الامتثال لتصاريح الموظف والمالك والشركات
- الإشراف على صلاحية تصاريح العمل ووثائق العمل.
- ضمان بقاء التأمين الطبي متوافقًا ونشطًا.
- الإشراف على التراخيص المهنية المطلوبة للموظفين.
- مراقبة صلاحية تصاريح وسائل التواصل الاجتماعي وتصاريح المؤثرين لمالكي الشركة.
- ضمان الامتثال لأي تصاريح تنظيمية تتعلق بالإعلام أو الإنتاج أو المحتوى.
- البقاء على اطلاع بتحديثات المناطق الحرة وDED وMOHRE والقوانين التنظيمية.
- ضمان أن تكون جميع الوثائق جاهزة للتدقيق وأرشفتها بشكل صحيح.
د. حوكمة عمليات المكتب ومكان العمل
- تحديد معايير التشغيل والسلامة والاستجابة للطوارئ.
- ضمان الاحتفاظ بخطط جاهزية للطوارئ منظمة.
- الإشراف على تنفيذ ومراجعة بروتوكولات السلامة والاستجابة للطوارئ.
- تأسيس تدابير استمرارية الأعمال لتقليل الاضطرابات التشغيلية أثناء الأزمات.
- مراقبة الإرشادات الحكومية والتحديثات التنظيمية التي تؤثر على عمليات المكتب.
- إجراء تدقيق دوري للمرافق والسلامة لضمان المعايير.
- تحديد عدم الكفاءة التشغيلية والسلامة وتنفيذ تدابير التحسين.
- ضمان الحفاظ على مجموعات الطوارئ وعلامات السلامة وخطط الإخلاء.
- تصعيد المخاطر الكبرى للمرافق أو الصحة أو الأمن إلى الإدارة العليا.